会議が退屈、非効率・・・そんな現状を変えて会社の文化すらも変える一つの方法
お疲れ様です！
今日は「会議コントロール術を覚えて、」を
お話させていただきます。
あなたの現場では、
・この会議、何を決めたかったんだろう？
・声の大きい人の独壇場じゃないか・・・
・話さない人がいるけど、参加しなくてよかったんじゃ・・・？
会議を終えて、こんな思いをしたことはありませんか？
複数人の時間を拘束してしまう行動なので、
必要最低限の労力で最大限の成果を出せるようにしておきたいですよね。
そのための参考として、
”Google式会議効率化の6つの法則”
を知ってもらいたいと思います。
Google式会議効率化の６つの法則
１．アジェンダを設定する
要点
・事前に会議のアジェンダを設定
・出席者に以下の点を明示
ー議論してほしい内容
ー各議題の配分時間
２．議事録係を決める
要点
・会議の議事録を取る人を決める
・会議の進行中に議事録をプロジェクタで映すことで、
参加者の合意を取りつつ、記録を残す
３．小規模の会議に時間を小分けする
要点
・５～１０分単位で時間を小分け
・プロジェクトやテーマ別の小規模な会議や打ち合わせに振分け
４．「オフィスアワー」を設定する
要点
・社員との面談や打ち合わせのためだけに使う時間を確保しておく
（部長や課長など、相談を受ける立場の方に確保頂きたい時間ですね。）
５．政治力は使わない、データを基本とする
要点
・個人的な好みで判断してしまう上司は、部下のやる気を下げてしまう
・Googleでは事実や証拠に基づいて意思決定する仕組みを採用している
６．時間を守る
要点
・タイマーをプロジェクタに映すことで会議に集中させる
ここまでを踏まえて、アジェンダは以下の要領で作っておくと
良いかと思います。
実践例
テンプレ
◆日時
YYYY年MM月DD日 HH時MM分～HH時MM分
◆参加者
A氏、B氏、C氏・・・
議事録担当：B氏
◆議題（割当時間）
議題１（15分）
提示資料：X１についての調査資料
議題２（15分）
提示資料：X２についての調査資料
議題３（15分）
提示資料：X３についての調査資料
議題４（15分）
提示資料：X４についての調査資料
テンプレを使った例
◆日時
2019年05月04日 10時00分～11時00分
◆参加者
A氏、B氏、C氏・・・
議事録担当：B氏
◆議題（割当時間）
・システムUI改善（20分）
提示資料：ユーザー目線の収集ツール 分析結果
・トラブル対策と横展開について（20分）
提示資料：当トラブルの原因、同様システム一覧
・設備連携方式の最適化（20分）
提示資料：連携方式の試行結果 比較資料
これらの方法で会議をコントロールして、参加者全員に有意義な時間を過ごしてもらうようにしましょう。
この文化を根付かせることができれば、あなたの会社での知的生産性が飛躍的に向上します。
ぜひ、社内で実践・展開していただきたいと思います。
まとめ
私の経験では、”政治力は使わない（使わせない）”が効果的でした。
声の大きな人の意見ではなく、公正性を持たせた結論に導けるので
参加者の納得感も段違いです。
あなたの置かれている現状によっては、別の要因で会議の生産性が低いのかもしれません。
会議一つとっても色んな会社で効率化を求めた取り組みがなされていますので、調べてみる価値ありです。
当記事が、そのきっかけとなれば幸いです。
では、また次回もよろしくお願いします！
